Mae Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  yn elusen gofrestredig sy’n cael ei gweithredu gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. At ddibenion deddfwriaeth diogelu data mae’r Sefydliad yn endid ar wahân.

Manylion cyswllt:                          01495 224425 

e-bost: bmi@caerphilly.gov.uk

Enw’r Hysbysiad Preifatrwydd:    Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,

Disgrifiad o’r Hysbysiad Preifatrwydd:     Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut y bydd Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a roddwch wrth archebu tocynnau ar gyfer sioe neu ddigwyddiad, prynu talebau neu logi cyfleusterau neu wrth gydsynio i fod ar ein rhestr bostio.

 

Sut y byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth

Diben a sail gyfreithiol ar gyfer defnyddio’ch gwybodaeth

Diben a sail gyfreithlon ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol

 

Prynu tocynnau, digwyddiadau, talebau neu gyfleusterau

Bydd Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  yn defnyddio’ch data personol i weinyddu’ch archeb ar gyfer tocynnau, talebau, digwyddiadau neu gyfleusterau naill ai trwy ein gwefan, dros y ffôn neu yn bersonol. Mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth hon i’ch hysbysu os bydd unrhyw beth yn newid mewn perthynas â’ch archeb, er enghraifft newid i’r amser dechrau neu os caiff y perfformiad ei ganslo.

 

Os ydych chi’n prynu tocynnau ar lein byddwch yn cael neges e-bost awtomatig i gadarnhau’r pryniant, sy’n gweithredu fel derbynneb.

Mewn rhai achosion, mae Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  yn gweithredu fel swyddfa docynnau trydydd parti ar gyfer digwyddiadau allanol ac mae angen datgelu’ch data personol er mwyn cyflawni rhwymedigaethau contractiol. Er enghraifft, os yw tocynnau ar gyfer digwyddiad allanol yn cael eu gadael i’w casglu yn y swyddfa docynnau, mae’n bosibl y bydd angen darparu rhestr o enwau deiliaid tocynnau i’r trydydd parti sy’n cynnal y digwyddiad fel y gellir eu casglu wrth y drws.

 

Yn yr un modd, mae’n bosibl y rhoddir rhestr o enwau i’r trydydd parti er mwyn darparu profiad gwell i’r cwsmer, er enghraifft, roi cadarnhad i’r trydydd parti am archeb os oes tocynnau’n mynd ar goll.

Os ydych chi’n defnyddio ein cyfleusterau archebu bydd eich data personol yn cael eu prosesu gan Tickets.com

 

Mae rhwymedigaeth gontractiol i brosesu’ch gwybodaeth at y diben hwn, fel y disgrifir isod:

 

Er mwyn i brosesu data personol fod yn gyfreithlon o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2016, rhaid nodi amod dilys o Erthygl 6 o’r Rheoliad, a roddir isod:

 

1b. processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract;

 

Prosesu gwybodaeth bersonol mewn modd arall

 

Mewn rhai sefyllfaoedd bydd Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  yn casglu ac yn prosesu’ch gwybodaeth bersonol at y dibenion canlynol:

 

  • Er mwyn anfon atoch wybodaeth am eich ymweliad â’r theatr, er enghraifft gwybodaeth am gyfleusterau. Er mwyn anfon arolwg ar ôl y sioe atoch trwy e-bost neu drwy’r post i’n helpu i ddeall sut y gallwn wella’r gwasanaeth a ddarparwn ichi. 

  • Er mwyn cysylltu ag ysgolion a cholegau ynghylch perfformiadau a phrosiectau perthnasol arfaethedig.

  • Er mwyn gwahodd cyllidwyr, rhanddeiliaid ac aelodau o ddiwydiant y theatr i nosweithiau i wahoddedigion.

  • Er mwyn anfon at gyllidwyr, rhanddeiliaid a chynrychiolwyr y cyhoedd wybodaeth am ddigwyddiadau, gwasanaethau a datblygiadau newydd yn Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  sydd er budd y cyhoedd.

  • Mae’n bosibl y bydd Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  yn defnyddio’ch data i reoli gweithrediad ein gweithdai a’n dosbarthiadau, er enghraifft Theatr Ieuenctid Caerffili, sy’n cynnwys cysylltu â rhieni/gwarcheidwaid os oes newidiadau i sesiynau ac ati.

  • Mae’n bosibl y bydd Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  yn defnyddio’ch data i gysylltu â chi i gydnabod a diolch ichi am roddion ariannol, i gydnabod adborth a  roesoch, i ymateb i ymholiadau ac i ddatrys anghydfodau / cwynion.

  • Mae’n bosibl y byddwn yn cysylltu â busnesau a grwpiau lleol ac ati i roi gwybod iddynt am ddigwyddiadau a chynigion arbennig y credwn y gallan nhw fod yn berthnasol. Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn cysylltu â nhw i ofyn iddynt arddangos ein deunyddiau hyrwyddo. Bydd y manylion cyswllt hyn yn cael eu cadw ar daenlenni sydd ar wahân i’n system archebu. Caiff y data eu caglu o wybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd, er enghraifft o wefannau.

  • Er mwyn monitro a dadansoddi ymweliadau â’n gwefan trwy gwcis a Google Analytics

  • Er mwyn cysylltu ag aelodau o’r wasg gyda gwahoddiadau i nosweithiau i’r wasg, datganiadau i’r wasg a syniadau a chyfleoedd ar gyfer storïau.

  • Er mwyn cysylltu â chi gyda manylion sut y gallwch gefnogi ein gwaith trwy roi rhodd ariannol.

  • Mae gan Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  TCC a ddefnyddir at ddibenion diogelwch. Caiff y lluniau hyn eu storio am dri deg diwrnod ac, os oes digwyddiad, mae’n bosibl y cânt eu rhannu â’r heddlu.

  • Mae’n bosibl y bydd Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  yn defnyddio data dienw i helpu i wneud ein cyfathrebiadau marchnata’n fwy effeithiol, er enghraifft adroddiadau ar broffiliau ardaloedd.

  • Mae’n bosibl y bydd Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  yn prosesu gwybodaeth ychwanegol a roesoch inni i ddarparu profiad gwell neu ddeunyddiau marchnata wedi’u teilwra, er enghraifft, os ydych chi’n rhoi gwybod inni am ofynion mynediad.

 

Rydym yn gwneud hyn dim ond os na fydd niwed ichi sy’n bwysicach na hyn wrth ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol yn y modd hwn.

Nodir yr amod dilys o Erthygl 6 o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data isod:

 

 

6(1)(f): the processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data, in particular where the data subject is a child.

 

 

Mewn perthynas â data personol a roddir trwy arolygon cwsmeriaid a ffurflenni adborth, defnyddir y data hyn i lywio cynlluniau ar gyfer rhaglenni yn y dyfodol ac i wella gwasanaethau. Yn achlysurol cânt eu rhannu gyda rhanddeiliaid ac weithiau maent yn ofynnol fel un o amodau cyllidwyr. Yn yr achosion hyn, mae’r holl ddata yn ddienw, ac ni chaiff unrhyw ddata adnabyddadwy eu trosglwyddo.

 

Gweithgareddau prosesu eraill

Mae rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i rannu enwau ac oed y rhai sy’n cymryd rhan mewn rhai digwyddiadau sy’n cynnwys plant i sicrhau bod y trwyddedau cywir gennym. Mae’n bosibl y byddwn yn dadansoddi data sydd gennym amdanoch er mwyn canfod ac atal twyll neu os oes rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i wneud hynny.

 

Nodir yr amod dilys o Erthygl 6 o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data isod:

 

6(1)(c): processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the controller is subject;

 

Cydsyniad i fod ar ein rhestri postio

 

 

Gyda’ch cydsyniad bydd Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  yn defnyddio’ch data personol (e.e. enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn) i roi gwybod ichi am ddigwyddiadau a gweithgareddau arfaethedig yn y lleoliad a bydd yn anfon atoch gopi o lyfryn y tymor hyd at bedair gwaith y flwyddyn yn rhestru’r holl gynyrchiadau a gweithgareddau. O dro i dro, byddwn o bosibl yn anfon atoch daflenni gwybodaeth, llythyrau neu negeseuon e-bost am berfformiadau penodol.

 

O dro i dro byddwn o bosibl yn anfon atoch wybodaeth am sioeau oddi wrth sefydliadau diwylliannol tebyg a allai fod o ddiddordeb ichi ond dim ond os ydych wedi rhoi cydsyniad penodol. Ni fyddwn yn anfon atoch wybodaeth cyhoeddusrwydd oddi wrth unrhyw drydydd parti arall oni bai eich bod wedi cydsynio.

 

Os ydych chi’n cydsynio i fod ar ein rhestr bostio trwy’r post bydd eich data personol yn cael eu prosesu gan Mediascene Ltd. Mae gan Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  gontract / cytundeb prosesu data ar waith gyda’r cwmni hwn er mwyn diogelu’r wybodaeth bersonol sy’n cael ei phrosesu.

 

 

Os ydych chi’n cydsynio i fod ar ein rhestr bostio trwy e-bost rydych chi’n cydsynio i Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,  ddefnyddio meddalwedd anfon negeseuon e-bost swmp (Marketmailer) ar gyfer cyfathrebiadau marchnata trwy e-bost.

 

Rydym yn dibynnu ar eich cydsyniad i brosesu’ch gwybodaeth.

 

Er mwyn i brosesu data personol fod yn gyfreithlon o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2016, rhaid nodi amod dilys o Erthygl 6 o’r Rheoliad, ac fe’i nodir isod:

 

 

1a. the data subject has given consent to the processing of his or her personal data for one or more specific purposes;

 

 

Mae gennych yr hawl i dynnu’ch cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg. Os ydych eisiau tynnu’ch cydsyniad yn ôl, dylech gysylltu â ni.

                                                    

Data personol categori arbennig

Mae cyfreithiau Diogelu Data yn cydnabod bod rhai categorïau o wybodaeth bersonol yn fwy sensitif, megis gwybodaeth am iechyd, hil, credoau crefyddol a barn wleidyddol. Nid ydym yn casglu gwybodaeth o’r math hwn am ein cwsmeriaid fel arfer oni fo rheswm clir dros wneud hynny, er enghraifft, efallai y bydd angen inni gasglu gwybodaeth feddygol a manylion perthynas agosaf ar gyfer rhai sy’n cymryd rhan yn ein rhaglen o ddosbarthiadau, cyrsiau neu Theatr Ieuenctid. Os mai dyma’r sefyllfa, byddwn yn rhoi gwybod ichi beth yw diben a sail gyfreithlon prosesu’r wybodaeth hon.

 

Pwy all gyrchu’ch gwybodaeth?

 

 

Pwy yw’r Rheolydd Data a’r Swyddog Diogelu Data

 

Y Rheolydd Data ar gyfer eich gwybodaeth chi yw Sefydliad y Glowyr, Coed Duon. Y Swyddog Diogelu Data yw:

 

 

Ms Joanne Jones

Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth Gorfforaethol / Swyddog Diogelu Data

E-bost: dataprotection@caerphilly.gov.uk

Ffôn: 01443 864322

 

Mae’r Swyddog Diogelu Data hwn yn cael ei rannu gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili.

 

Mae’n bosibl y bydd Rheolwyr Data eraill hefyd yn gyfrifol am eich gwybodaeth, gan ddibynnu ar yr amgylchiadau penodol. Dylech gysylltu â Sefydliad y Glowyr, Coed Duon, i gael rhagor o wybodaeth.

 

Manylion prif ddefnyddwyr eich gwybodaeth

 

Sefydliad y Glowyr, Coed Duon,

 

Y manylion os caiff eich gwybodaeth ei rhannu gyda sefydliadau eraill

 

Mae’n bosibl y bydd data personol yn cael eu rhannu gyda:

 

Chyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, er mwyn gweinyddu taliadau a rhoi cymorth i Sefydliad y Glowyr, Coed Duon, at ddibenion cyflogaeth, iechyd a diogelwch, trwyddedu ac archwilio ariannol.

 

CommsXL – Er mwyn adolygu taliadau ar-lein. Mae’n storio manylion cardiau credyd ond nid y rhif cyfan.

Barclaycard – er mwyn prosesu taliadau

 

Mastercard – Prosesydd taliadau ar gyfer archebu ar lein

Adran Drwyddedu CBSC

Global Payments – Porth taliadau ar gyfer archebu ar lein

 

Manylion proseswyr data allanol

Ticketsolve – Llwyfan tocynnau sy’n prosesu’r trafodyn.

Global Payments – Proseswyr taliadau

 

Mailchimp – Negeseuon e-bost swmp

 

Ceisiadau am wybodaeth

 

Mae’n bosibl y bydd yr holl wybodaeth gofnodedig a gedwir gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn destun ceisiadau o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 a deddfwriaeth diogelu data.

 

Os bydd yr wybodaeth a roddwch yn destun cais o’r fath, lle bo modd bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn ymgynghori â chi ynghylch ei rhyddhau. Os byddwch yn gwrthwynebu rhyddhau’ch gwybodaeth, byddwn yn cadw’ch gwybodaeth yn ôl os yw’r ddeddfwriaeth berthnasol yn caniatáu hynny.

 

Pa mor hir fyddwn ni’n cadw’ch gwybodaeth?

 

Manylion y cyfnod cadw

 

Pennir y cyfnod y mae Sefydliad y Glowyr, Coed Duon, yn cadw gwybodaeth trwy ofynion statudol neu arferion gorau.

 

Os ydych wedi cydsynio i fod ar ein rhestr bostio, caiff eich manylion eu cadw a’u defnyddio hyd nes ichi dynnu’ch cydsyniad yn ôl. Gallwch dynnu’ch cydsyniad ar gyfer marchnata yn ôl ar unrhyw adeg trwy gysylltu â Sefydliad y Glowyr, Coed Duon.

 

Bydd Data Trafodion a’r wybodaeth ariannol gyfatebol yn cael eu cadw am 6+1 o flynyddoedd.

 

Caiff lluniau TCC eu cadw am 30 diwrnod.

 

Gwneud penderfyniadau awtomatig / proffilio

 

Manylion gwneud penderfyniadau awtomatig / proffilio

 

Gall gwrthrych ddewis cael negeseuon am genres penodol, e.e. am ddigwyddiadau cerddorol neu ddigwyddiadau drama. Caiff proffilio ei seilio ar god post yn unig a chaiff ei ddefnyddio i broffilio mynychiadau cyffredinol, neu fynychiadau i ddigwyddiadau o genres penodol.

 

Sut y caiff penderfyniadau eu gwneud

 

Caiff penderfyniadau ynghylch negeseuon eu gwneud ar sail dewisiadau’r gwrthrych.

 

Arwyddocâd a chanlyniadau gwneud penderfyniadau awtomatig

 

Mae’n bosibl y bydd unigolion yn cael nifer fwy na’r cyfartaledd o negeseuon, yn arbennig os ydynt wedi dewis nifer o wahanol genres.

 

I egluro, rydym yn defnyddio adroddiadau ar broffiliau ardaloedd i gael gwybod am y ddemograffeg a’r ymgysylltu diwylliannol yn ein dalgylch.

 

Rydym yn segmentu ein data. Rydym yn dadansoddi data o’n swyddfa docynnau i edrych ar dueddiadau gan gynnwys patrymau ymddygiad, perfformiadau / genres a fynychwyd o’r blaen, dewisiadau o ran seddi, cwsmeriaid gorau, amlder, maint grŵp, daearyddiaeth ac ati. Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i lywio ein penderfyniadau marchnata h.y. pwy i’w dargedu er mwyn cael y budd gorau o fuddsoddi.

 

Yn aml rydym yn segmentu ac yn anfon negeseuon at gwsmeriaid ar sail eu hanes archebu. Er enghraifft, os oes sioe ddrama yn yr arfaeth, byddwn yn anfon gwybodaeth am y sioe honno at gwsmeriaid sydd wedi prynu tocynnau ar gyfer cynyrchiadau drama blaenorol, ond mae’n bosibl y byddwn hefyd yn croesgyfeirio hynny gyda gwybodaeth arall, er enghraifft cwsmeriaid sydd wedi prynu tocynnau mwy na dwywaith yn y 12 mis diwethaf.

 

Marchnata

 

Manylion marchnata

 

Os ydych wedi cydsynio i’ch manylion cyswllt gael eu defnyddio at ddibenion marchnata, bydd manylion wedi cael eu rhoi ichi am y gwaith marchnata yr hoffai Sefydliad y Glowyr, Coed Duon, ei wneud, ynghyd ag unrhyw opsiynau megis sut yr hoffech inni gysylltu â chi. Gallwch dynnu’ch cydsyniad ar gyfer marchnata yn ôl ar unrhyw adeg trwy gysylltu â Sefydliad y Glowyr, Coed Duon.

CWCIS

 

Beth yw cwcis?

Ffeiliau testun bach yw cwcis sy'n cael eu rhoi ar eich cyfrifiadur gan wefannau rydych chi'n ymweld â nhw. Fe'u defnyddir yn eang er mwyn gwneud i wefannau weithio, neu'n gweithio'n fwy effeithlon, yn ogystal â darparu gwybodaeth i berchnogion y safle.


Gwybodaeth am ein Polisi Cwcis


Gellir categoreiddio cwcis a ddefnyddir ar y wefan hon mewn tair lefel: yn gwbl angenrheidiol; ymarferoldeb y blaid gyntaf; ymarferoldeb trydydd parti.

 

Cwcis sy'n gwbl angenrheidiol:

 

Mae system docynnau ar-lein Sefydliad Y Glowyr Coed Duon Ticketsolve, yn defnyddio cwcis sesiwn dros dro sy'n galluogi cwsmeriaid i basio trwy'r llwybr talu cywir. Felly mae'r cwcis hyn yn galluogi cwsmeriaid gwasanaethau i gael yr hyn y maent wedi gofyn yn benodol amdano, hynny yw, maent yn galluogi cwsmeriaid i archebu a phrynu tocynnau ar gyfer digwyddiad.

 

 Cwcis Swyddogaeth y Parti Cyntaf


Cwcis yw'r rhain sydd â rheolaeth uniongyrchol drostynt sy'n caniatáu i'r safleoedd weithredu.

Defnyddir cwci ar gyfer rhannau o'r safle i weithredu ac mae'n caniatáu i weinyddwyr y safle reoli'r cynnwys yn briodol. Ni ddefnyddir y cwci hwn at unrhyw ddiben arall, ac mae'n gwci sesiwn sy'n golygu na fydd yn cael ei storio ar ôl i'r defnyddiwr gau ffenestr ei borwr.


Cwcis Swyddogaethol Trydydd Parti


Cwcis yw'r rhain nad oes gennym reolaeth uniongyrchol drostynt sy'n caniatáu i'r safleoedd weithredu.

Defnyddiwn trydydd parti i naill ai ddarparu ymarferoldeb ychwanegol ar y gwefannau neu i olrhain defnyddwyr yn ddienw ac adrodd yn ôl i gyllidwyr am y wybodaeth sydd ei hangen i ganiatáu i ni barhau i ddarparu'r wefan a'r rhaglen ddigwyddiadau. Bydd rhai o'r gwasanaethau hyn yn gosod cwcis yn y broses ond gallant ddefnyddio'r cwcis hyn at eu dibenion eu hunain.


Mae botymau Twitter, Facebook hefyd yn defnyddio cwcis sy'n cael eu gweithredu pan glicir ar y botwm.
Mae ein Facebook Connect sydd wedi ei fewnosod yn actifadu os yw'r defnyddiwr eisoes wedi mewngofnodi i Facebook, ac mae'n gosod cwcis i nodi sesiwn Facebook y defnyddiwr a rhyngweithio â'n gwefan.

                                                                                  
Defnyddiwn fideos mewnol sydd ar YouTube a Vimeo sy'n defnyddio cwcis (cwcis Flash weithiau, sydd ychydig yn anos eu gwaredu). Mae Vimeo hefyd yn defnyddio Google Analytics (gweler isod).
Gallwch ddewis gadael Google Analytics ac ni fydd hyn yn effeithio ar sut yr ydych yn ymweld â'n safle - cysylltwch gyda ni ar  bmi@caerphilly.gov.uk

Eich hawliau (gan gynnwys y Drefn Gwyno)

 

Eich hawliau o dan gyfreithiau Diogelu Data

 

Mae cyfreithiau Diogelu Data yn rhoi nifer o hawliau  i wrthrychau data (y rheiny mae’r wybodaeth amdanynt):

 

Hawl mynediad at ddata gan y gwrthrych –  Mae ffurflenni cais ar gyfer y broses hon ar gael o’n gwefan: Ffurflen cais am fynediad at ddata gan y gwrthrych

  • Yr hawl i gael gwybod

  • Yr hawl i gywiro

  • Yr hawl i ddileu

  • Yr hawl i gyfyngu ar brosesu

  • Yr hawl i wrthwynebu

  • Yr hawl i gludadwyedd data

  • Hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau awtomatig a phroffilio.

 

Mae rhagor o wybodaeth am eich hawliau ar gael oddi wrth: www.ico.org.uk.

 

 

I arfer eich hawliau cysylltwch â’r maes gwasanaeth a nodir ar frig y ffurflen hon.

 

 

Y Drefn Gwyno

 

Os ydych chi’n anfodlon ar y ffordd mae Sefydliad y Glowyr, Coed Duon, wedi ymdrin â’ch cais / gwybodaeth, mae gennych hawl i gwyno. Cysylltwch â Sefydliad y Glowyr, Coed Duon, gan ddefnyddio’r manylion ar frig y ddogfen hon gan nodi’ch pryderon.

 

Os ydych chi’n dal i fod yn anfodlon mae gennych hawl hefyd i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Dilynwch y ddolen hon i gael rhagor o wybodaeth am y drefn gwyno.

 

 

www.caerphilly.gov.uk/My-Council/Data-protection-and-freedom-of-information/Questions-and-complaints